Saat akan melakukan suatu kegiatan besar, biasanya kita akan meminjam tempat atau ruangan yang memiliki kapasitas besar. Untuk itu, kita tentu membutuhkan surat peminjaman tempat untuk menggelar acara tersebut. Lantas, seperti apa surat peminjaman tempat? Yuk simak cara membuatnya dibawah ini.
Cara Membuat Surat Peminjaman Tempat
Pembuatan surat perizinan tempat sebenarnya cukup simpel. Hal yang perlu Anda ingat dan perhatikan adalah surat peminjaman tempat bersifat resmi, sehingga di dalamnya perlu ada bagian-bagian seperti berikut:
- Kop surat, yaitu kepala surat yang tertulis didalam surat peminjaman tempat.
- Informasi yang jelas mengenai tanggal dan juga tempat pada surat peminjaman tersebut dibuat.
- Cantumkan dengan dituju kepada siapa surat peminjaman tersebut dilayangkan.
- Isi didalam surat peminjaman tempat perlu ditulis secara jelas dan juga terdapat informasi berupa waktu pelaksanaan, tujuan peminjaman, dan sebagainya.
- Terdapat tanda tangan pembuat surat atau penanggung jawab didalam sebuah kegiatan.
Contoh Kegiatan yang Membutuhkan Surat Izin
Ketika melangsungkan kegiatan di suatu tempat atau gedung milik orang lain, maka kita perlu membuat surat perizinan untuk mendapat izin dari pihak pemilik.
Biasanya, beberapa acara atau kegiatan yang membutuhkan surat izin peminjaman tempat adalah sebagai berikut:
- Syuting Film (Layar Lebar dan Film Pendek)
- Acara Pernikahan
- Acara Reuni
- Syuting Sinetron (Film Episode)
- Konser atau Pertunjukkan Musik
- Kegiatan Olahraga
- Camping atau Kemah
Contoh Surat Peminjaman Tempat
Ketika ingin mengadakan sebuah acara yang melibatkan banyak orang, wajib adanya tempat atau ruangan tertentu yang dapat mengakomodasi dengan baik. Oleh karena itu, izin tertulisuntuk meminjam tempat tersebut sangat penting untuk memberitahu kepada pihak penyedia bahwa kamu bakal menggunakan tempat tersebut.
Surat peminjaman tempat adalah surat yang dibuat secara resmi sebagai bentuk permohonan izin atas peminjaman tempat kepada dinas atau lembaga terkait. Dengan adanya surat ini, maka pihak penyedia bakal mendapatkan info yang jelas perihal tipe acara dan waktu berlangsungnya acara.
Surat peminjaman tempat juga menjadi salah satu legalitas dalam menjalankan suatu kegiatan. Apabila kamu belum mendapatkan surat perizinan, mungkin saja suatu halangan bakal terjadi saat acara berlangsung.
Contoh surat peminjaman tempat dapat berbeda-beda berdasarkan aktivitas yang bakal kamu selenggarakan. Nah, berikut adalah beberapa contoh untuk beragam kebutuhan atau kegiatan.
1. Contoh Surat Peminjaman Tempat untuk Seminar
Ketika mengadakan kegiatan seminar, lokasi kegiatan harus menyesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir agar nyaman sepanjang aktivitas berlangsung.
Kemudian, panitia penyelenggara kegiatan seminar wajib membuat surat perizinan tempat kepada pihak penyedia sebelum hari H kegiatan.
Berikut conto surat peminjaman tempat untuk kegiatan seminar.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Teknokrat Indonesia
Jalan ZA. Pagar Alam No.9-11, Kota Bandar Lampung
Telp. 021-2214-2344 Fax. 021-2214-2344
Bandar Lampung, 14 Juli 2022
Nomor : 14/UTI/XXII
Lampiran : 1 (satu)
Perihal : Peminjaman Tempat
Yth.
Kepala Bagian Sarana & Prasarana
Universitas Teknokrat Indonesia
di
Tempat
Dengan Hormat,
Dalam rangka memperingati hari pendidikan nasional, kami dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Teknokrat Indonesia akan mengadakan seminar kampus dengan tema “Perkembangan Ekonomi 4.0 dalam Dunia Pendidikan” yang rencananya akan diadakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 18 Juli 2022
Pukul : 09.00 WIB – Selesai
Lokasi Pelaksanaan : Aula Gedung A Teknokrat
Kami bermaksud ingin meminjam tempat untuk penyelenggaraan acara seminar pendidikan pada tanggal dan waktu yang telah disebutkan di atas. Sebagai bahan pertimbangan kami juga menyertakan lampiran rundown acara.
Demikian surat izin peminjaman tempat ini kami sampaikan, besar harapan kami akan mendapatkan persetujuan dan dukungan dari Bapak/Ibu sekalian. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ketua Panitia
Siti Khumairoh
2. Contoh Surat Peminjaman Tempat untuk Rapat
Dalam mengadakan acara rapat organisasi tertentu, salah satu perihal yang wajib kamu urus terlebih dahulu adalah perihal perizinan tempat.
Contohnya, acara rapat karang taruna yang bakal digelar di Aula Desa. Sebagai panitia acara, tentunya wajib mendapat izin sebelum menggunakan. Berikut contoh surat perizinannya.
KARANG TARUNA WARGA RW 05
KELURAHAN MELODI INDAH KECAMATAN MUSIK KALER
KOTA BANDUNG PROVINSI JAWA BARAT
Sekretariat: Jalan Ungu Delima No.3 Telp. 022 33227689
Bandung, 8 Agustus 2022
Nomor : 32/PKS/KTRW5/8/22
Perihal : Permohonan Peminjaman Tempat
Yth.
Ketua RW 05 Kelurahan Melodi Indah
Kecamatan Musik Kaler Kota Bandung
di
Tempat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan diselenggarakannya rapat koordinasi pertama dalam periode kepengurusan Karang Taruna RW 05 tahun 2021-2022, kami mengajukan permohonan peminjaman tempat untuk rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 3 September 2022
Pukul : 19.00 WIB – Selesai
Lokasi Pelaksanaan : Aula Desa Musik Kaler Kota Bandung
Demikian surat peminjaman tempat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan menerima kasih.
Hormat Kami,
Sekretaris Karang Taruna Ketua Karang Taruna
Mhytha Lestari Rizky Adrian
3. Contoh Surat Peminjaman Tempat untuk Pernikahan
Ketika menggelar acara pernikahan di sebuah gedung ataupun tempat terbuka (outdoor), pihak penyelenggara wajib mendapatkan izin peminjaman tempat dari pihak penyedia.
Contoh surat peminjaman tempat untuk pernikahan adalah sebagai berikut:
Bandung, 8 Agustus 2022
Perihal : Permohonan Peminjaman Tempat
Lampiran : –
Yth.
Kepala Bagian Sarana dan Prasarana
Balai Sartika Bandung
di
Tempat
Dengan Hormat,
Berkenaan dengan akan diselenggarakannya acara pernikahan, kami dari pihak panitia bermaksud untuk meminjam tempat untuk kegiatan tersebut pada:
Hari/Tanggal : Minggu, 28 Agustus 2022
Pukul : 10.00 WIB – Selesai
Tempat : Gedung Balai Sartika
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ketua Pelaksana
Ahmad Nawawi
4. Contoh Surat Peminjaman Tempat untuk Olahraga
Saat mengadakan acara atau kegiatan olahraga sekolah di sebuah gedung olahraga, penting untuk membuat surat permohonan izin peminjaman tempat. Berikut adalah contohnya.
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMAN 2 BANDUNG
Jalan Cihampelas No.173, Cipaganti, Kota Bandung, Jawa Barat
Bandung, 28 Februari 2020
Nomor : 124/OSIS/SMAN2/II/2020
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Peminjaman Tempat
Yth.
Kepala Sekolah SMAN 2 Bandung
di
Tempat
Dengan Hormat,
Melalui surat ini, kami dari pihak OSIS SMAN 2 Bandung mengajukan permohonan izin kepada Bapak untuk meminjam gedung olahraga untuk aktivitas “Pengenalan Lingkungan Sekolah SMAN 2 Bandung” yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 4 Maret 2020
Pukul : 10.00 WIB – Selesai
Kegiatan yang merupakan salah satu bagian dari kegiatan kunjungan belajar ini akan dikerjakan oleh para siswa/I dari SMA Negeri 5 Bandung dan akan diisi oleh para guru dan juga perangkat OSIS SMAN 2 Bandung.
Demikian permohonan ini kami sampaikan kepada Bapak. Semoga Bapak berkenan mengizinkan kegiatan tersebut. Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
SMAN 2 Bandung
Ketua Sekretaris
Haris Ahmad Alana Danisa
5. Contoh Surat Peminjaman Lapangan
Terkadang beberapa acara membutuhkan lapangan luas sebagai tempat berlangsungnya kegiatan. Oleh karena itu, Anda wajib membuat surat perizinan untuk menggunakan lapangan. Contoh suratnya adalah sebagai berikut:
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA
Jalan Mayjen Sutoyo No. 2 Cawang, Jakarta, Indonesia
Telp. (021) 8090311, Fax. (021) 803948
Jakarta, 15 Oktober 2017
Nomor : 22/Panpel/SDK/BPS M/FKIP-UKI/X/2017
Perihal : Permohonan Peminjaman Lapangan UKI
Yth.
Sekretaris Universitas
di
Tempat
Dengan Hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Guru Nasional, Badan Perwakilan Mahasiswa dan Badan Eksekutif Mahasiswa FKIP UKI akan melakukan FKIP Sport sehingga kami membutuhkan lapangan UKI sebagai tempat berlangsungnya perlombaan olahraga pada:
Tanggal : 13 – 24 November 2017
Waktu : 15.00 – 17.00 WIB
Tempat : Lapangan Rektorat UKI
Sehubungan dengan ini, maka kami mohon untuk Bapak/Ibu mengizinkan kami untuk meminjam Lapangan Rektorat UKI untuk menunjang acara tersebut.
Demikian surat permohonan ini kami buat, atas dukungan, izin, dan kerjasama, kami ucapkan menerima kasih.
Hormat Kami,
Ketua Pelaksana Pembina
Kanez Mahvi Stevi Natalia, M.Pd.
Wakil Dekan FKIP UKI
Drs. Kerdid Simbolon, M.Pd
Tembusan:
Arsip
Pembina
Dekan FKIP